Digitales Archiv

Für das Archiv braucht man keine Regale mehr. Sie brauchen ein Digitales Archiv

Bestellungen annehmen, Rechnungen erstellen, das Lager verwalten: Die Digitalisierung hat inzwischen viele Prozesse im Unternehmensalltag übernommen und den Firmen das Leben leichter gemacht. Komisch, dass ausgerechnet die Archivierung diesen Schritt oft noch nicht mitgemacht hat. Dabei bringt gerade ein Digitales Archiv zahlreiche Vorteile mit sich, die man sich nicht entgehen lassen sollte.

  • keine langwierige Suche
  • Zugriff von überall
  • Platz und Kostensparend
  • mehr Sicherheit
Suchen und Finden geht im Digital-Archiv blitzschnell

Für jeden, der mal ins Archiv musste, um irgendein ganz bestimmtes Dokument zu suchen und der sich dann in einem dunklen, kalten Raum wiedergefunden hat, muss das Thema digitale Archivierung wie eine Verheißung klingen. Einer der großen Vorteile eines Digital-Archivs ist nämlich die Möglichkeit des schnellen Suchens nach Dokumenten. Der Zeitaufwand für das Finden von archivierten Informationen hat sich durch digitale Lösungen nicht nur um einige Minuten, sondern oft um Stunden oder sogar Tage verkürzen lassen. Das liegt vor allem daran, dass die digitale Archivierung die räumliche Gebundenheit aufhebt: Das digitale Archiv ist bei Bedarf von überall auf der Welt erreichbar.

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Ein Digital-Archivierungs-Anbieter spart Zeit, Platz und Geld

Mit dem einfachen Scannen von alten Lieferscheinen ist es bei der digitalen Archivierung nicht getan. Das weiß ein guter Digital-Archivierungs-Anbieter aber natürlich und sorgt von Anfang an für eine intelligente Anlage der Dokumente. Das bedeutet, dass die Schriftstücke nicht nur digital verfügbar und problemlos abrufbar gespeichert werden, sondern auch so, dass man gezielt nach ihnen suchen kann – sozusagen das Äquivalent zur Beschriftung des Ordnerrückens früher, nur viel genauer. Ein wenig Vorbereitung ist für die Nutzung eines Digitalarchivs also immer erforderlich, aber der Einsatz lohnt sich. Hinterher steht ein ganzer Raum leer, in dem sich vorher die Ordner gestapelt haben und wenn mal was gebraucht wird, kommt man mit ein paar Mausklicks an den richtigen Ablageort und nicht erst nach einer langen Suche im Keller.

Über allem steht die Frage der Sicherheit
Einer der Gründe, warum sich die digitale Archivierung in vielen Unternehmen noch nicht hat durchsetzen können, sind wahrscheinlich die verbreiteten Bedenken bezüglich der Sicherheit von digitalen Inhalten. Dabei sind digital gespeicherte Inhalte meist viel sicherer verwahrt als abgeheftete Dokumente. Für die digitale Archivierung auf einem abgesicherten Dokumentenserver lassen sich zum Beispiel die Zugriffsrechte ganz individuell konfigurieren und Zugriffe können genau überwacht werden. Auf diese Weise werden auch sämtliche Vorgaben des Datenschutzes strikt eingehalten. Digital-Archivierung ist auch in Bezug auf die Sicherheit der analogen Welt weit voraus.
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